Na de veelomvattende applicaties met veel functionaliteit van Ding 11 kijken we in dit Ding naar handige gereedschapjes voor een specifiek doel.

De meerwaarde van online zaken zit ‘m in de combinatie van eenvoudig te delen, netjes opgeslagen zonder dat jij daaraan hoeft te denken, en ‘overal’ toegankelijk. Maar wie gewend is afspraken in een agenda te schrijven en notities op een prikbord te plakken, zal niet zomaar om zijn. Adresboekje en notitieblok doen het per slot ook overal, en zonder stroom, internettoegang en computers -wel zo gemakkelijk.

Het gaat echt nog wel even duren voordat wij het eens worden over wat handig is. De invloed van de mobiele telefoon die een zakcomputer is geworden zou daarvoor beslissend kunnen zijn. Het leuke is dat niemand zeker weet wat er uit zal komen, en dat jij in de tussentijd lekker van alles kunt uitproberen om te zien wat jij handig vindt. In dit Ding is er niet veel te lezen maar wel veel te spelen. Aan de slag!

Opdracht:

Hieronder staat een rijtje webapps met een korte beschrijving waar ze voor zijn. Kies er tenminste twee waar je wat aan denkt te hebben en ga ze op je eigen manier verkennen. Als je je niet gratis kunt registreren (al dan niet op proef), of je voelt daar niet voor, dan is er meestal wel een virtuele rondleiding of demo. Laat dingen los op je teamgenoten om ze te testen, of zoek via de kanalen die je bij de vorige Dingen bent tegengekomen blogs, Delicious…) eens naar meningen en ervaringen van anderen.

Doe verslag op je blog. Bedenk dat voor de andere deelnemers een paar goede observaties erg informatief zijn, jullie bekijken immers niet hetzelfde! Helemaal leuk zou het zijn als je nog een andere webapp toevoegde die je zelf kent of gevonden hebt.

• Grappige manier van lijstjes maken van taken: Remember the milk (Nederlands)
• Afspraken maken met een stel mensen op verschillende plekken kost soms heel wat emailen en bellen. Herkenbaar? Probeer Doodle (deels in het Nederlands).
• Notities maken over zaken die je her en der tegenkomt: webpagina’s, notities -maar ook foto’s met je mobieltje van wat je in de winkel ziet- sla je op bij Evernote waar het op bijna magische wijze doorzoekbaar wordt.
• Samen brainstormen via het web doe je bij Bubbl.us
• Overzicht houden over je deadlines doe je met, juist: deadline. Aanbevolen door Erwin Blom die er ook een filmpje over heeft gemaakt.
• Veel beeldbewerkers op het web, met deze kun je een bewegend plaatje maken Make a Gif
• Op zoek naar kleurencombinaties of een mooi palet? Bij Color Palette Generator krijg je een palet op basis van een foto, en een waar kleurenmekka, met community die veel moois bij elkaar heeft gecombineerd, is colourlovers.
• PDFmyURL: maak van elke webpagina een mooie PDF. Je hoeft alleen het webadres (URL) maar in te vullen en de site doet de rest.
• Heb je een powerpointpresentatie gemaakt die je aan anderen wilt laten zien, gebruik Slideshare (en kijk vooral ook eens wat daar nog meer op staat!)
• Google Docs lastig of genoeg van Google? Commentaren op een tekst verzamelen kan heel eenvoudig met co-ment
• Waarom zo moeilijk doen over project management terwijl wij ons hele leven runnen met lijstjes op een envelop en gele briefjes op de lamp: Stixy is iets voor jou.
• Mindmappen en creatief denken en plannen: Mindmeister.
• Om een filmpje (screencast) te maken waarmee je demonstreert hoe een programma of een site werkt is er Screentoaster -met geluid als je computer een (ingebouwde) microfoon heeft.
• Wie liefst van alles op losse briefjes noteert moet eens naar Webnote kijken -simpeler kan het niet – en je raakt je briefjes niet kwijt (probeer de ’sample’).

(Foto van Nik_Doof)

Er zijn toepassingen die je kantooromgeving en je archiefkast op het web brengen, zodat je er altijd bij kunt. In dit Ding maak je kennis met dit soort webapplicaties.

Met een Google account kun je vanaf elke computer online werken met (gratis) Google docs. De gebruikelijke kantoortoepassingen – tekstverwerken, spreadsheet, presentatiegereedschap – zitten in het pakket. Door op het web te werken word je meteen verlost van het hinderlijke effect dat instellingen en voorkeuren per computer verschillen: je profiel is op het web gedefiniëerd, onafhankelijk van het apparaat dat je gebruikt (alleen de browser heeft nog effect).

Bovendien kun je anderen toegang geven tot je bestanden, zodat je samen aan één en hetzelfde document kunt werken zonder heen-en-weer emailen. Het systeem houdt bij wie wat heeft bijgedragen of veranderd, zodat er geen verwarring meer kan ontstaan over de juiste versie.

Er is en algemene trend om steeds meer online te bewaren en te werken, maar het zwaartepunt bij de webapplicaties is soms een beetje anders:

1. opslag van bestanden zodat je er altijd bij kunt, of als backup voor belangrijke zaken op je computer
2. delen van bestanden met anderen, voor werk of gezelligheid, ondersteund met sociale elementen
3. bewerken en samenwerken aan bestanden, waarbij je kunt zien wie wat verandert (versiebeheer), met attendering en chatmogelijkheden
4. een samenwerkingssplek waar je met elkaar overlegt, schema’s maakt, planningen, misschien met videoconferenties e.d.

Omdat je al een Google account hebt, kijken we bij dit Ding eerst naar Google docs.

1. Ga naar de Google pagina, vervolgens ‘bedrijfsoplossingen’ en dan ‘online documenten en spreadsheets delen’

2. Je komt bij een pagina waar je kunt inloggen met je Google (Gmail) account, of eerst een rondleiding bekijken.

3. Als je eenmaal bent ingelogd kom je op een dashboard. Rechts bovenin kun je je instellingen wijzigen (bijvoorbeeld de taal naar Nederlands zetten).

4. De menubalk wijst zichzelf. Beetje onverwacht kun je met de toepassing Google docs ook spreadsheets, presentaties en formulieren maken -alles in één.

5. Maak een document (bestandstype naar keuze) en probeer wat van de formatteringsopties uit. Sla het op.

6. Nodig een of twee andere cursisten uit het document met je te delen. Vraag ze iets te wijzigen of toe te voegen.

6. Haal een bestaand document op van je computer en bewerk het in Google docs.

7. Bekijk het systeem met mapjes en orden ze naar je eigen voorkeur.

8. Google biedt met Google docs, mail en agenda een compleet kantoorpakket. Kijk nu voor de vergelijking nog eens naar Dropbox. Dat specialiseert zich op één aspect, online opslag, gesynchroniseerd met wat jij (en een ander met wie je samenwerkt) op je eigen computer(s) doet.

De video en de ‘tour’ leggen de kern van de zaak uit. Om alles te laten werken moet je iets naar je computer downloaden, misschien wil je dat liever niet, maar het is wel de moeite waard om uit te proberen.

Extra’s: als het webkantoor je aanspreekt, dan kun je nog eens kijken naar:

• Thinkfree: met meer opties om voor gezamenlijk projectbeheer en converteren van bestaande documenten. Een (betaalde) kantoorapplicatie op je computer zorgt voor synchronisatie tussen offline en online versies.
• Zoho: daar kun je ongeveer alles online doen, met chat en videoconferencing tot en met rekeningen versturen en sollicitaties verwerken
• Acrobat.com: ziet er fraai uit en heeft naast tekstverwerker Buzzword mogelijkheid om online PDF te maken en te overleggen via chat of VoiP

Doe een tour, bekijk een video, of registreer je eens ergens om te ervaren hoe het werkt.

En tot slot voor iedereen nog wat luchtige uitsmijters die laten zien dat het ook zonder fratsen kan:

• hoe simpel schrijven kan zijn, lekker ouwerwets ook: writer
• waarom zo moeilijk doen over project management terwijl wij ons hele leven runnen met lijstjes op een envelop en gele briefjes op de lamp: Stixy is iets voor jou
• wie graag dingen doet met en op z’n Nokia-mobiel moet es kijken naar Share on ovi

Weblogs zijn veelzijdig en laagdrempelig. Ze vervullen verschillende functies tegelijk. Via een weblog kun je kennis delen (in berichten en via het reactiepaneel), contacten leggen met bezoekers, nieuws publiceren, de aandacht vestigen op bijzondere aanwinsten, tentoonstellingen, oproepen plaatsen enz. Zodra je gaat bloggen ga je ook deel uitmaken van een netwerk van gelijkgestemde bloggers Wederzijds linken levert vaak verdieping en nieuwe bezoekers op. Een goed bijgehouden weblog vergroot ook de vindbaarheid van een organisatie via Google en andere zoekmachines.

In Nederland zijn steeds meer musea met een eigen weblog. Enkele voorbeelden zijn het weblog van Nationaal Psychiatriemuseum Het Dolhuys en het weblog van het Amsterdams Historisch Museum. Het Van Gogh Museum houdt onder de naam Slaapkamergeheimen een weblog bij over de restauratie van het schilderij De slaapkamer. De educatie afdeling van Museum Boijmans van Beuningen is druk bezig met allerlei nieuwe plannen en brengt hierover een verslag uit op het Nieuwe Educatie blog.

Een lezenswaardige Engelstalige museumweblog is dat van het Brooklyn Museum. Daarnaast zijn er een paar lezenswaardige weblogs over museum 2.0-ontwikkelingen zoals fresh + new(er) van Seb Chan van het Powerhouse Museum in Australië en Museum 2.0 van interactiedeskundige Nina Simon uit de Verenigde Staten.

Achtergrondinformatie:

Het weblog als buitenboordbrein (Lilia Efimova in InformatieProfessional, januari 2010)

Het nieuwe netwerken via weblogs (Lilia Efimova in InformatieProfessional, februari 2010)

Opdracht

1. Neem een kijkje op de genoemde weblogs. Lees enkele berichten, blader door het archief, zoek naar een onderwerp dat je interesseert en stuur een bericht dat je goedt vindt door naar een collega die ook deze cursus volgt.
2. Denk na over wat een weblog zou kunnen toevoegen aan je eigen organisatie. Als je denkt dat een weblog onmisbaar is voor jouw museum bewijs dan je gelijk door op je eigen weblog een interessante blogposting te schrijven die thuishoort op een organisatieweblog. Als je denkt dat een weblog niets voor jullie organisatie is, mag je dat beargumenteren op je weblog.
3. Bedenk wat er binnen jouw organisatie nodig is om een weblog te beginnen en schrijf daarover op je eigen weblog.

Extra: neem een kijkje op de wiki over bibliotheekweblogs, in het bijzonder bij de categorie Blogs van bibliotheken, organisaties en opleidingen, en verbaas je over de enorme rijkdom van de Nederlandstalige biblioblogosfeer. Schrijf op je weblog iets over het verschil tussen het Netvibes Universum van Christian met archiefblogs en de wiki over biblioblogs. Als je zin hebt in een uitstapje naar het buitenland kun je het Harry Pinter Archive Blog van de British Library bekijken. Dit thematische weblog is speciaal opgezet om het catalogiseren van het pas verworven archief van de toneelschrijver Harold Pinter te beschrijven.

(Foto van Adrian Lansdown)