Ding 11: documenten delen in het webkantoor

Anno 2009 werken we niet allemaal op vaste tijden en plaatsen, gebruiken we verschillende computers en willen we soms ook onderweg bij onze spullen kunnen. Maar om een verhaaltje te typen in een tekstverwerker of gegevens in een spreadsheet hoef je niet achter je eigen computer met je Office pakket te zitten.

Er zijn toepassingen die je kantooromgeving en je archiefkast op het web brengen, zodat je er altijd bij kunt. In dit Ding maak je kennis met dit soort webapplicaties.

Met een Google account kun je vanaf elke computer online werken met (gratis) Google docs. De gebruikelijke kantoortoepassingen – tekstverwerken, spreadsheet, presentatiegereedschap – zitten in het pakket. Door op het web te werken word je meteen verlost van het hinderlijke effect dat instellingen en voorkeuren per computer verschillen: je profiel is op het web gedefiniëerd, onafhankelijk van het apparaat dat je gebruikt (alleen de browser heeft nog effect).

Bovendien kun je anderen toegang geven tot je bestanden, zodat je samen aan één en hetzelfde document kunt werken zonder heen-en-weer emailen. Het systeem houdt bij wie wat heeft bijgedragen of veranderd, zodat er geen verwarring meer kan ontstaan over de juiste versie.

Er is en algemene trend om steeds meer online te bewaren en te werken, maar het zwaartepunt bij de webapplicaties is soms een beetje anders:

1. opslag van bestanden zodat je er altijd bij kunt, of als backup voor belangrijke zaken op je computer
2. delen van bestanden met anderen, voor werk of gezelligheid, ondersteund met sociale elementen
3. bewerken en samenwerken aan bestanden, waarbij je kunt zien wie wat verandert (versiebeheer), met attendering en chatmogelijkheden
4. een samenwerkingssplek waar je met elkaar overlegt, schema’s maakt, planningen, misschien met videoconferenties e.d.

Omdat je al een Google account hebt, kijken we bij dit Ding eerst naar Google docs.

1. Ga naar de Google pagina, vervolgens ‘bedrijfsoplossingen’ en dan ‘online documenten en spreadsheets delen’

2. Je komt bij een pagina waar je kunt inloggen met je Google (Gmail) account, of eerst een rondleiding bekijken.

3. Als je eenmaal bent ingelogd kom je op een dashboard. Rechts bovenin kun je je instellingen wijzigen (bijvoorbeeld de taal naar Nederlands zetten).

4. De menubalk wijst zichzelf. Beetje onverwacht kun je met de toepassing Google docs ook spreadsheets, presentaties en formulieren maken -alles in één.

5. Maak een document (bestandstype naar keuze) en probeer wat van de formatteringsopties uit. Sla het op.

6. Nodig een of twee andere cursisten uit het document met je te delen. Vraag ze iets te wijzigen of toe te voegen.

6. Haal een bestaand document op van je computer en bewerk het in Google docs.

7. Bekijk het systeem met mapjes en orden ze naar je eigen voorkeur.

8. Google biedt met Google docs, mail en agenda een compleet kantoorpakket. Kijk nu voor de vergelijking nog eens naar Dropbox. Dat specialiseert zich op één aspect, online opslag, gesynchroniseerd met wat jij (en een ander met wie je samenwerkt) op je eigen computer(s) doet.

De video en de ‘tour’ leggen de kern van de zaak uit. Om alles te laten werken moet je iets naar je computer downloaden, misschien wil je dat liever niet, maar het is wel de moeite waard om uit te proberen.

Extra’s: als het webkantoor je aanspreekt, dan kun je nog eens kijken naar:

• Thinkfree: met meer opties om voor gezamenlijk projectbeheer en converteren van bestaande documenten. Een (betaalde) kantoorapplicatie op je computer zorgt voor synchronisatie tussen offline en online versies.
• Zoho: daar kun je ongeveer alles online doen, met chat en videoconferencing tot en met rekeningen versturen en sollicitaties verwerken
• Acrobat.com: ziet er fraai uit en heeft naast tekstverwerker Buzzword mogelijkheid om online PDF te maken en te overleggen via chat of VoiP

Doe een tour, bekijk een video, of registreer je eens ergens om te ervaren hoe het werkt.

En tot slot voor iedereen nog wat luchtige uitsmijters die laten zien dat het ook zonder fratsen kan:

• hoe simpel schrijven kan zijn, lekker ouwerwets ook: writer
• waarom zo moeilijk doen over project management terwijl wij ons hele leven runnen met lijstjes op een envelop en gele briefjes op de lamp: Stixy is iets voor jou
• wie graag dingen doet met en op z’n Nokia-mobiel moet es kijken naar Share on ovi